Implantando um Projeto de Portal

Por Eduardo Abreu*

Implantar um projeto de Portal é uma atividade que vem se tornando cada vez mais comum em empresas que buscam reforçar a Internet como parte de sua estratégia de negócios.

Este é o momento em que a maioria das empresas elege, muitas vezes até informalmente, um “Comitê do Projeto do Portal”. Mas e agora? A quantidade de projetos e possibilidades que surgem são inúmeras, e junto com estas possibilidades surgem dúvidas: “O que escrever na RFP?”, “Qual tecnologia utilizar?”, “A minha infra-estrutura atende?”.

Situação como esta está longe de ser exceção, na verdade é quase sempre a regra. Neste momento, o maior medo do “Comitê do Projeto do Portal”, é decepcionar os futuros usuários do Portal, afinal, foram eles quem levantaram esta bandeira.

Existem algumas possibilidades para a configuração de um projeto de Portal nestas condições. Uma delas é realizar um primeiro momento de planejamento completo. Neste planejamento podemos definir o momento inicial, algumas das fases futuras do projeto e dar início ao desenvolvimento do Portal.

Outro modelo de configuração para este projeto é realizar um primeiro momento de definição, observando alguns pontos em específico.

O primeiro passo é descobrir exatamente quais são os anseios e necessidades dos usuários em relação ao portal. Após este levantamento, e com um olhar crítico, deve ser feita a divisão do que é parte integrante do portal e o que são sistemas externos acessados a partir deste.

Visto isso devemos entender quais camadas este portal irá trabalhar. Vale lembrar que um Portal não é apenas uma ferramenta de conteúdo. Cada vez mais provê acesso a sistemas legados.

Na montagem de um Portal as empresas têm que ter em mente os 4 (quatro) passos no desenvolvimento do projeto;


PLANEJAMENTO O PORTAL CORPORATIVO

Para simplificar, vamos partir do princípio que, ao começar a desenvolver um Portal Corporativo, uma empresa terá que incluir ao menos três grandes etapas na Fase de Planejamento: Sensibilização, Diagnóstico e o Planejamento Evolutivo propriamente dito.

A etapa de Sensibilização consiste em demonstrar para todos o que é um Portal Corporativo e como poderá ser útil nas atividades dos funcionários e nos negócios da empresa. Afinal, estamos falando em um sistema relativamente novo, e talvez desconhecido da maioria. Portanto, na sensibilização é melhor sempre partir do pressuposto de que ninguém sabe direito o que é um Portal Corporativo, para começar do zero e deixar todos na mesma página.

A função do plano de Comunicação na etapa de sensibilização é muito mais formar do que informar. As ações planejadas devem privilegiar a educação dos funcionários para os benefícios do Portal Corporativo, fazendo isso a resistência inicial será diluída aos poucos.

Na etapa seguinte, a de Diagnóstico, a falta de uma estratégia de comunicação é ainda mais crítica. As atividades geralmente desenvolvidas incluem entrevistas, questionários, análise documental e observação direta. Imagine a reação de alguém que vá ser entrevistado, por exemplo, sem saber ao certo o que o entrevistador está fazendo ali e para quê? A insegurança é imediata, levando a coisa paro lado da espionagem, descoberta de erros, etc.

Por fim, no Planejamento Evolutivo, é recomendável juntar ambas as linhas anteriormente desenvolvidas: Formação e Informação. Nunca pare de orientar os funcionários sobre os propósitos do Portal Corporativo, reforce conceitos sempre que necessário. Ao mesmo tempo, informe-os sobre tudo o que está acontecendo, notícias boas e más também, pois transparência é um princípio básico.

Preocupe-se também com:

USABILIDADE: A interface do Portal, explore bem as disciplinas de usabilidade, arquitetura de informação e design gráfico.
CONTEÚDO: Geralmente o conteúdo do portal é esquecido no desenvolvimento de um projeto e é um comum causador de atrasos. Certifique-se que essa atividade foi delegada para alguém e que será entregue dentro do prazo estipulado.
INTEGRAÇÃO: Quais sistemas serão integrados ao portal, qual será a estratégia e arquitetura técnica a ser utilizada? Os fornecedores desses sistemas estão ou serão envolvidos desde o início?
INFRA-ESTRUTURA: A equipe de infra-estrutura também em boa parte dos projetos de portal é envolvida depois do início do projeto e isso causa grandes transtornos. Envolva-os desde o início e garante que os servidores estarão disponíveis dentro do prazo estipulado no cronograma
LANÇAMENTO: Faça testes de carga para garantir estabilidade e alta disponibilidade. Não lance seu portal inicialmente para todo o público. Faça um lançamento parcial, inicialmente só para a área de TI ou comunicação, depois para toda a empresa e por fim para todos.
ESCOPO: Não aceite alterações de escopo durante o projeto. Crie um “wish list” e adicione todas as sugestões e idéias para serem executadas na fase dois, imediatamente após o lançamento da fase um. Não reprima as idéias e sugestões das pessoas, mas não aceite qualquer sugestão em detrimento do cronograma. Inclusive quando vierem do “sponsor” do projeto ou da diretoria da empresa. Tente explicá-los o impacto que será gerado e não meça esforços para inserir as sugestões na sua “wish list”.
Processos de Aprovação ou Workflows: Defina esses processos o mais cedo possível. Tenha os fluxos previamente definidos e validados com todas as áreas.

Após a definição do projeto e formalização dos requisitos se inicia a etapa de seleção de potenciais fornecedores, através do processo de Requisição de Proposta (RFP).

Definindo o Fornecedor

Procure selecionar 3 ou 4 fornecedores capacitados em sua área de atuação e os convide para participar da seleção, que pode ser divida em quatro momentos:

Semana 1: Preparação e envio da RFP
Semana 2: Conhecimento do Fornecedor
Semana 3: Recebimento da Proposta
Semana 4: Escolha do Fornecedor

Para finalizar os últimos passos do processo de escolha, consideramos uma boa prática realizar uma devolutiva junto aos usuários, já que eles foram envolvidos em um momento de planejamento. O fato de alinhar com estes usuários como será desenvolvidos o projeto e deixar claro que eles, por muitas vezes terão suas necessidades atendidas, afasta o perigo de que sejam geradas falsas expectativas.

Vale ressaltar que o portal é multidisciplinar por natureza, portanto, para a configuração do projeto, além das óbvias questões de tecnologia, devem ser levados em conta pontos como governança de conteúdo, taxonomia, gestão de mudança, análise de gestão documental, entre outros.


GERENCIANDO O PROJETO DO PORTAL CORPORATIVO

Após a escolha do seu fornecedor as empresas devem levar em conta como vai ser o Gerenciamento do Projeto e as habilidades técnicas na elaboração de atividades relacionadas para atingir seus objetivos pré-definidos.

O Gerente de Projeto deve conseguir manter os riscos de fracassos em um nível tão baixo quanto necessário durante o ciclo de vida do projeto do Portal Corporativo. O risco de fracasso aumenta de acordo com a presença de incerteza durante todos os estágios do projeto;

O Gerente de Projeto deve conseguir alcançar seus objetivos ao mesmo tempo em que se otimiza o uso dos recursos internos (Tempo, Dinheiro, Pessoas, Espaços e etc), ele trabalha para manter o progresso e a interação mútua e progressiva dos diversos participantes, de modo a reduzir o risco de fracasso.

Toda a fase de desenvolvimento e testes do portal deve ser muito bem conduzida. Não deve-se correr o risco de lançar um portal com falhas ou sem a preparação necessária sob pena de cair em descrédito.
Tenha planos de testes e casos de testes bem elaborados e executados para obter a segurança necessária.


LANÇANDO O PORTAL CORPORATIVO

O seu Portal Corporativo está pronto e a pergunta é: como ter certeza que ao colocá-lo no ar tudo vai correr bem e não vai criar nenhum tipo de desilusão para a empresa e os participantes do projeto? Para que isso não aconteça, os responsáveis pelo projeto devem tomar alguns cuidados tais como;

Deployment ou lançamento parcial do Portal Corporativo, disponibilizando apenas para a área de TI e os envolvidos no projeto, depois para o público interno da empresa e por fim disponibilizando na internet como um todo.

Realizar teste de carga para analisar a performance do Portal Corporativo, na existência de muito acesso.

Acordar com o fornecedor escolhido um monitoramento ativo e constante durante o período de lançamento e posteriormente durante seu ciclo de vida.


EVOLUÇÂO DO PORTAL CORPORATIVO

Quando uma empresa resolve implantar um Portal Corporativo, pressupõe-se a existência de conteúdo relevante e dinâmico que dê sustentação ao projeto. Não podemos apenas definir a arquitetura do negócio e da informação. Temos de definir políticas de gestão de conteúdo, que envolvem dominar o ciclo de vida da informação. Um conteúdo relevante hoje é relevante por quanto tempo? Em que momento ele deverá ser eliminado?

Da mesma forma que definimos a temporalidade de um documento organizacional, nos preocupando com a gestão documental, temos de definir a temporalidade de um conteúdo e garantir que, após o termino do projeto, haverá profissionais identificando, produzindo, publicando e atualizando conteúdo.

O processo de gestão de conteúdo envolve a criação, a publicação e a gestão em si. No caso, da gestão, envolve acompanhar a vida útil do conteúdo, o que inclui a necessidade de integrar o processo de eliminação ao processo maior de gestão.

Definir políticas de conteúdo faz parte de um projeto que envolve a construção de um Portal Corporativo. Não podemos continuar nos preocupando apenas em inserir conteúdo relevante. É fundamental que haja uma maior consciência na incorporação da gestão de conteúdo de uma forma ampla, em todo o seu ciclo. Sabemos que Portais Corporativos, não sobrevivem sem conteúdo e tendem ao descrédito quando nos deparamos com informações desatualizadas ou lixo digital.

Outro aspecto a ser considerado é a tendência de descentralização de publicação de conteúdos nas organizações. Fica difícil atribuir responsabilidades. Uma vez que o processo é descentralizado, a responsabilidade passa a ser de todos, pois a política de gestão de conteúdo deve ser uma só.



*Sobre o autor, Eduardo Abreu é Gerente de Canais e Parcerias da Navita.